El distanciamiento social impuesto por el Estado para combatir la propagación del COVID-19, ha obligado a muchas empresas a trabajar en remoto, haciendo que sus colaboradores hagan uso frecuente de diversas aplicaciones para continuar con sus labores diarias sin mayores inconvenientes. En ese sentido, Microsoft Teams se ha convertido para muchas empresas en su principal herramienta de comunicación corporativa.
A continuación, te brindamos 5 consejos para sacarle el máximo provecho a Microsoft Teams:
1. Utilizar un efecto de fondo
Microsoft Teams permite a sus usuarios personalizar el fondo de su pantalla al iniciar una videollamada, con la finalidad de evitar distractores propios del home office.
Para activar esta funcionalidad el usuario debe seguir los siguientes pasos:
- En la barra de menú, pulsar sobre los tres puntos para que aparezca el menú desplegable.
- Seleccionar la opción “Mostrar efectos de fondo”
Antes de activar el efecto de fondo, se puede seleccionar “Vista previa” para probar cómo funciona. Finalmente, cuando ya tengas decidido que efecto de fondo utilizar dale clic en «Aplicar y activar el video» y listo.
2. Activar audio del sistema
Esta funcionalidad es importante cuando se tiene que compartir un audio o video, ya que, si no se tiene activa, los demás miembros de la reunión no podrán escuchar lo que se está reproduciendo en ese momento.
Para activar el audio del sistema el usuario debe seguir los siguientes pasos:
- En la barra de menú, pulsar sobre el ícono de compartir.
- Activar la casilla que indica incluir audio del sistema.
3. Grabar y compartir reuniones
Existen reuniones que requieren ser grabadas por diversos motivos (capacitaciones, procedimientos, tutoriales, etc.). En ese sentido, Microsoft Teams brinda la posibilidad de grabar las reuniones, almacenarlas y a su vez compartirlas de manera rápida y sencilla con los demás miembros de la organización.
Para iniciar una grabación el usuario debe seguir los siguientes pasos:
- En la barra de menú, pulsar sobre los tres puntos para que aparezca el menú desplegable.
- Seleccionar la opción “Iniciar grabación”
Al iniciar la grabación aparecerá un aviso en la parte superior de la videollamada para todos los miembros, indicando que la reunión está siendo grabada. En el momento que se desee detener la grabación se tendrá que seguir los mismos pasos que se realizaron para iniciarla o simplemente finalizar la reunión y la grabación se quedará almacenada automáticamente en el chat y a la vez en Microsoft Stream.
A partir de la visualización de la grabación en el chat de la reunión, esta se puede compartir a los demás miembros de la organización a través de un vínculo o delimitando los accesos ingresando a Microsoft Stream.
4. Enviar un mensaje con carácter de urgente
En ciertas ocasiones necesitamos comunicarnos de manera urgente con algún compañero de trabajo; sin embargo; puede que no siempre se encuentre disponible en el preciso instante en que necesitamos de su apoyo. Por esta razón, Microsoft Teams cuenta con la funcionalidad de enviar mensajes con carácter de urgente, el cual enviará un mensaje con un ícono de urgente de color rojo y a la vez una notificación (alerta) cada 2 minutos al destinatario, hasta que responda o por espacio de 20 minutos como máximo.
Para enviar un mensaje con carácter de urgente el usuario debe seguir los siguientes pasos:
- En el chat que se tiene activo con la persona a contactar se debe de seleccionar el signo de exclamación de la parte inferior.
- Seleccionar urgente, escribir el mensaje y enviar.
5. Utilizar comandos para agilizar acciones
Microsoft Teams ha creado una serie de comandos con la finalidad de agilizar el acceso a funcionalidades puntuales, tales como: llamar, enviar un mensaje, cambiar estados, acceder a un archivo, etc.
Para hacer uso de los comandos el usuario debe seguir los siguientes pasos:
- Poner el cursor en el cuadro de texto ubicado en la parte superior de la aplicación.
- Colocar “/” y a continuación se enlistarán la lista de comandos disponibles.
- Digitar o seleccionar la acción que desees realizar.
En caso el usuario desee llamar o enviar un mensaje a través de comandos deberás de indicar el nombre de la persona después del comando seleccionado.
Esperamos que estos tips sean de mucha utilidad para su día a día y les permitan aprovechar al máximo las diversas maneras de comunicación y colaboración que brinda Microsoft Teams.
